De uitdaging van Poelmann van den Broek Advocaten
Verbeteren van online samenwerking
Advocatenkantoor Poelmann van den Broek uit Nijmegen viert dit jaar haar 45-jarig bestaan. Door deze jarenlange ervaring en goed opgeleide medewerkers beheersen ze hun specialismen tot in de puntjes. Ze richten zich met hun dienstverlening met name tot ondernemers en de advocaten van Poelmann van den Broek weten precies wat er speelt in de branches van deze ondernemers. Ze strijden om het beste resultaat te behalen. “Verdedigend als het moet, aanvallend als het kan. Valt er meer te halen? Dan gaan ze daarvoor. Want het leuke van regels is de grenzen opzoeken”, zoals ze over zichzelf schrijven. Poelmann van den Broek is onlangs verhuisd naar het gloednieuwe pand aan de Wijchenseweg. Leuk nieuwtje: we worden buren!
De IT-omgeving van Poelmann van den Broek was gehuisvest bij hen op locatie. On-premises noemen we dat. Hoewel dit prima werkte, was deze niet ingericht op samenwerking. Daarnaast is een on-premises omgeving vrij beperkt als we het hebben over flexibiliteit. Wil je opschalen, dan moet je rekening houden met een extra investering. En na verloop van tijd dien je alle apparatuur te vervangen en licenties te vernieuwen. Poelmann van den Broek kwam bij ons met de vraag een moderne werkplek te realiseren. Een infrastructuur waarin samenwerking centraal staat en die voldeed aan de laatste veiligheidsnormen. Hoewel dit eigenlijk vanzelfsprekend is voor een advocatenkantoor, vinden we het bij KNNS altijd belangrijk hier extra aandacht aan te besteden. Dat verder even ter zijde. Laten we even teruggaan naar die ideale werkplek. Die ideale werkplek, die kun je eigenlijk op twee manieren interpreteren. Enerzijds door altijd en overal veilig toegang te hebben tot applicaties en gegevens die je nodig hebt om je werk uit te voeren. En anderzijds letterlijk het device waarmee je werkt. Daar hebben we in de uitwerking van ons advies rekening mee gehouden. Dat Poelmann van den Broek een werkplek waar je goed met elkaar kan samenwerken belangrijk vindt, blijkt ook uit de verhuizing. Daar waar iedereen in hun oude pand nog een eigen kantoor had, is het nieuwe pand volledig ingericht op werken in teams.
Nadat we een aantal keer met elkaar gesproken hadden over de ideale situatie voor de werkplek, zijn we begonnen met het maken van een Enterprise Architectuur. Dit is de bouwtekening van het huidige IT-landschap. Naar aanleiding daarvan én naar aanleiding van de wensen van Poelmann van den Broek hebben we een advies gepresenteerd.
Een vernieuwde infrastructuur in Microsoft Azure
De nieuwe infrastructuur in de Cloud is schaalbaar, flexibel, zorgt voor continuïteit en is altijd up-to-date. De oplossingen van Microsoft zijn compliant aan meer dan 70 standaarden zoals AVG en ISO27001. Medewerkers kunnen met één inlog veilig verbinden met alle systemen.
Verbetering van de samenwerking door Microsoft 365
Dankzij de implementatie van Microsoft 365 kunnen medewerkers naast de standaard apps als Word en Excel nu ook met elkaar samenwerken via Microsoft Teams, Microsoft SharePoint en OneDrive. Met deze applicaties blijf je met elkaar in contact en kun je tegelijk werken in documenten. En deze als het moet makkelijk met elkaar delen. Microsoft 365 is een van de bekendste oplossingen van Microsoft.
Uniforme, maar gepersonaliseerde werkplek
De uniforme maar gepersonaliseerde werkplek is voorzien van de nieuwste technieken. Dit maakt het voor de gebruikers makkelijker om met elke bedrijfsapplicatie te kunnen werken ongeacht de locatie. De slimme software bepaald waar de medewerker zich bevindt en beslist op basis daarvan hoe de applicatie beschikbaar moet worden gemaakt aan deze persoon. Tot voor kort gebruikte Poelmann van den Broek een eigen Intranet. Dit hebben wij overgezet naar Synigo Pulse. Synigo Pulse is ook een Intranet en heeft in de basis dezelfde functionaliteiten. Het verschil tussen beide intranetten is dat Synigo Pulse integreert met de Microsoft 365 identiteit. Daarnaast kan het Cloud services, webportals én lokale applicaties weergeven. Echt een centraal startpunt dat alles omvat dus. Een ander voordeel van deze startpagina is dat de applicaties getoond worden op basis van de rechten van de gebruiker. De instellingen van de digitale werkplekken worden aan de achterkant centraal vanuit Liquit beheerd. De fysieke werkplek, het device, hebben we ook helemaal afgestemd op de gebruiker en de wens tot flexibel werken. Alle medewerkers hebben een laptop en verbinden deze via een docking met “de grote beeldschermen”. De vaste werkplek is verleden tijd!
Hallo SharePoint!
Bij digitaal samenwerken mag het begrip SharePoint niet ontbreken. Dit is een online platform waarop documenten veilig in de Cloud worden opgeslagen. Documenten die op Microsoft SharePoint staan kun je vanaf elke locatie openen, delen en er tegelijk in werken. De keuze om over te stappen naar een documentoplossing online was daarom snel gemaakt. Voordat we alle documenten van Poelmann van Broek hebben gemigreerd naar SharePoint, hebben we eerst een nieuwe mappenstructuur ingericht. Enerzijds om een helder overzicht in de locatie van documenten te creëren en anderzijds om te bepalen welke medewerkers toegang hebben tot welke documenten.
Preventief en proactief beheer
Tot slot nemen we de IT-omgeving van Poelmann van den Broek in beheer. Dat houdt in dat we medewerkers niet meer hoeven te belasten met beheerwerkzaamheden. Met slimme software houden wij de hele omgeving in de gaten. Daardoor zien we storingen aankomen en weten we precies wat de impact hiervan is op de bedrijfsprocessen. Bovendien kan in plaats van proactief, preventief worden gehandeld en blijven de belangrijkste processen en applicaties altijd draaien.
Een ideale werkplek voor een moderne organisatie in een nieuw pand. Samen met onze partner NXToffice.nl komen we een verdieping boven Poelmann van den Broek te zitten. En dat betekent korte lijntjes. Wij zetten ons in om betrokken te blijven en met name om de laatste ontwikkelingen bij onze onderburen te blijven volgen. Om te verbeteren, kunnen we applicaties zoals Microsoft SharePoint in de toekomst nog optimaliseren. Maar voor nu is de SaaS-oplossing zoals we die geïmplementeerd hebben helemaal naar wens.